Roles y permisos

Qué puede administrar cada persona: los roles de sistema, los roles personalizados, las capacidades y el grupo Plugins.

Qué es un rol

Un rol es un conjunto de capacidades administrativas: qué puede gestionar una persona (miembros, departamentos, espacios, auditoría…). El rol no decide qué contenido ve: eso lo dan sus departamentos y los accesos de cada espacio. Y lo que hacen jefes y subjefes sale de su cargo en el departamento, no del rol (mira Departamentos).

La sección está en Administración › Roles y permisos y necesitas la capacidad Gestionar roles.

Roles de sistema

Son cuatro, vienen con cada empresa y no se pueden cambiar ni borrar:

Propietario: todo, incluida la licencia de plugins, transferir la propiedad y borrar el workspace. Siempre hay al menos uno. Es el único que ve Seguridad › General y Licencia y plugins.
Administrador: todo lo administrativo, excepto la licencia de plugins y borrar el workspace.
Miembro: usa el contenido según sus departamentos y permisos, sin capacidades administrativas.
Invitado: persona externa. Solo ve lo que se le comparte de forma explícita, siempre con plaza de lector y sin departamentos.

Roles personalizados

Sirven para dar a alguien solo una parte de la administración. Por ejemplo, un Responsable de Calidad puede ser un Miembro con Aprobar documentos, Pedir lecturas, Auditar permisos y Ver el registro de auditoría.

Pulsa Nuevo rol.
Escribe el Nombre y, si quieres, la Descripción.
Elige el Rol base: Administrador (nivel de administrador), Miembro (nivel de miembro) o Invitado (externo, sin capacidades administrativas).
Activa las Capacidades. Cada una explica qué permite.
Pulsa Crear.

Para cambiar un rol, usa el lápiz de su tarjeta; para borrarlo, el cubo de basura. Cada tarjeta dice cuántas personas lo tienen y cuántas capacidades da.

Las capacidades

Están agrupadas por área:

Grupo	Capacidades
Miembros	Ver miembros, Invitar personas, Gestionar miembros, Suspender miembros, Gestionar el ingreso con PIN
Organización	Gestionar departamentos, Gestionar roles
Contenido	Crear espacios, Gestionar espacios, Acceso a todo el contenido, Auditar permisos, Gestionar la papelera, Ver almacenamiento
Documentos controlados	Aprobar documentos, Pedir lecturas, Códigos QR públicos, Compartir auditorías, Gestionar vencimientos
Auditoría	Ver el registro de auditoría, Exportar la auditoría
Administración	Gestionar la seguridad, Ajustes de la empresa
Plugins	Las que traen los plugins activos (solo aparece si hay alguno)

Acceso a todo el contenido deja ver el contenido aunque la persona no tenga permiso: úsala con cuidado.

El grupo Plugins

Cada plugin instalado puede agregar sus propias capacidades, con su nombre y su explicación (por ejemplo, Administrar el conector MCP). El propietario las tiene todas desde el primer momento; los administradores no. Si quieres que otra persona use las funciones administrativas de un plugin, el propietario crea un rol personalizado con esas capacidades y se lo asigna. Mira Licencia y plugins.

Reglas

Solo puedes dar capacidades que tú tienes. Las demás aparecen apagadas con el aviso «No puedes dar esta capacidad porque tú no la tienes».
No puedes crear un rol con un rol base por encima del tuyo, ni modificar o borrar un rol que da más poder del que tienes.
Un rol de invitado no lleva capacidades.
Un rol con capacidades administrativas no puede asignarse a un lector: necesita plaza completa.
Un rol en uso no se puede borrar: primero cambia el rol de esas personas y revoca las invitaciones pendientes con ese rol.
Crear, cambiar y borrar roles queda en el registro de auditoría.

Lista y Matriz

Arriba a la derecha cambias de Lista a Matriz: todos los roles en columnas y todas las capacidades en filas, con una marca donde el rol la tiene. Sirve para comparar de un vistazo. En las dos vistas puedes buscar un rol y filtrar por Tipo (Todos los roles, De sistema, Personalizados).