Bian, el asistente

Pregúntale a Bian y responde con los documentos vigentes que puedes ver, citando sus fuentes; resume, explica cambios y redacta borradores.

Para qué sirve

Bian es el asistente de SpiderFolio. Le preguntas con tus palabras («¿cuál es el procedimiento para solicitar vacaciones?») y te responde con lo que dicen los documentos de tu empresa, siempre con sus fuentes. También resume un documento, explica qué cambió entre versiones y arma un primer borrador de una página.

Bian funciona con Claude, de Anthropic. Tu empresa decide si lo usa y cuántas consultas tiene cada persona (ver Configurar Bian).

Qué ve Bian

Bian solo usa lo que tú puedes ver, con tus mismos permisos. Nunca ve lo que tú no ves, y dos personas con accesos distintos pueden recibir respuestas distintas a la misma pregunta.

De un documento controlado, solo la versión vigente: nunca borradores, versiones en revisión ni obsoletas.
De una página sin control, su contenido actual; de un archivo, el texto de su versión actual (PDF y Word).
De los documentos controlados conoce además su ficha: código, tipo, versión vigente, desde cuándo rige, quién lo aprobó, departamento responsable y próxima revisión.
No usa lo que está en la papelera ni el texto de un escaneo (una imagen sin texto).

Las instrucciones que alguien escriba dentro de un documento se tratan como texto, no como órdenes para Bian.

Preguntar

Puedes abrir a Bian de varias formas:

El botón Pregúntale a Bian en la barra de arriba.
El recuadro Pregúntale a Bian del Inicio: escribe y pulsa Preguntar.
En la búsqueda (Ctrl+K), la acción Pregúntale a Bian.

Escribe tu pregunta y pulsa Enviar. Si no se te ocurre por dónde empezar, Bian te propone preguntas sobre los documentos que abriste hace poco.
Mientras busca verás «Buscando en tus documentos…» y luego «Redactando…». Puedes pulsar Detener.
Sigue preguntando en la misma conversación: Bian tiene en cuenta lo anterior. Nueva conversación empieza de cero.

Bajo cada respuesta puedes Copiar respuesta o Preguntar de nuevo. Las conversaciones no se guardan en SpiderFolio.

Las fuentes

Cada respuesta termina con Fuentes: los documentos que usó, con su versión (marcada como vigente) y cuántos fragmentos tomó de cada uno.

Ver los fragmentos muestra el texto exacto en que se basó. Si viene de una tabla, muestra solo las filas que tienen que ver con tu pregunta.
Abrir el documento con el fragmento resaltado te lleva al lugar exacto del documento.

Si Bian no encuentra la respuesta en tus documentos, lo dice («No encontré esto en tus documentos.») en lugar de inventarla. Si encuentra algo parcial, te lo indica y te sugiere probar con otras palabras o abrir el documento.

Resumir y explicar cambios

Desde Más acciones de una página, o desde el menú de un archivo:

Resumir con Bian: un resumen de la versión vigente del documento.
Qué cambió, con Bian: en un documento controlado con más de una versión, explica qué cambió entre ellas.

Redactar con Bian

Para empezar un documento nuevo sin hoja en blanco:

Crea una Nueva página (ver Páginas) y elige Redactar con Bian.
Elige el Tipo de documento (una de las plantillas, o Libre (sin plantilla)).
En Tus notas, cuenta qué debe decir: objetivo, pasos, responsables, plazos…
Pulsa Redactar borrador.

Bian crea una página nueva con un aviso arriba: es un borrador que tú revisas. No se publica ni se envía a revisión, y lo que falta queda entre corchetes para que lo completes. Necesitas poder editar en esa carpeta.

Valorar las respuestas

Bajo cada respuesta, Me sirvió o No me sirvió. Si no te sirvió, puedes decir qué falló: Información incorrecta, Incompleta, No citó la fuente correcta u Otra. Así quienes administran Bian saben qué documentos conviene mejorar.

Solo se guarda la valoración, el motivo y los documentos citados: nunca la pregunta, la respuesta ni quién valoró.

Límites

Cada empresa tiene un total de consultas por mes y puede fijar un límite por persona. Abajo del panel ves cuántas te quedan («Te quedan 18 de 20 este mes»).

Cuenta como una consulta cada pregunta, cada Resumir con Bian y cada Redactar con Bian. Si Bian no puede responder por un error, no se descuenta.
Si llegas a tu límite, pulsa Pedir más consultas: se avisa a quienes administran Bian.
Si la empresa llega a su total del mes, Bian se pausa hasta el mes siguiente, salvo que se amplíe.
Los invitados externos solo pueden usar Bian si la empresa lo habilita, y entonces solo con lo que les compartieron.

Quien administra Bian reparte las consultas y ve el uso y las valoraciones en Administración › Bian:

La administración de Bian con las consultas del mes y los límites por persona