Documentos controlados

Para qué sirven

Un documento controlado es una página o un archivo con código (por ejemplo, PRC-004), versiones, aprobación y una sola versión vigente. Es lo que piden las normas de calidad: todo el mundo lee la versión aprobada, los cambios pasan por revisión y queda registro de quién hizo qué.

Convertir un documento

Necesitas el nivel Gestionar sobre el documento. Las carpetas no se pueden convertir.

1. Abre Control de documento: en una página, desde Más acciones (los tres puntos); en un archivo, desde su menú en el explorador.
2. Elige el Tipo de documento:
   • MAN (Manual): describe el sistema completo.
   • POL (Política): compromisos y reglas generales.
   • PRC (Procedimiento): qué se hace, quién y en qué orden.
   • INS (Instructivo): cómo se hace una tarea paso a paso.
   • FOR (Formulario): plantilla que se completa como registro.
3. Elige el Departamento responsable. Si no eliges uno, se usa el del espacio. Es quien aprueba el documento por defecto.
4. El diálogo te muestra el código que se asignará. Pulsa Convertir en documento controlado.

La versión actual queda como borrador 1. Para que sea vigente, envíala a revisión (ver Aprobaciones).

Códigos

El código se arma con el prefijo del tipo y un número que sube solo: PRC-001, PRC-002… Cada tipo define además cada cuántos meses se revisa, y de ahí sale la Próxima revisión de cada documento.

Los tipos, los prefijos y la numeración se configuran en Administración › Documentos controlados › Numeración. Cambiar el prefijo o el relleno afecta solo a los códigos nuevos, y el contador solo puede subir (bajarlo repetiría códigos ya usados).

Estados

Cada versión pasa por estos estados:

1. Borrador: se escribe y se edita.
2. En revisión: se envió a quienes aprueban. El contenido queda congelado.
3. Aprobado: todos aprobaron; queda listo para publicar.
4. Publicado: es la versión vigente. Solo hay una.
5. Obsoleto: la que era vigente hasta que se publicó una nueva. No se borra.

Una versión Rechazada se descarta y queda en el historial sin publicarse.

La versión vigente

• Quien solo puede ver el documento lee siempre la versión vigente, aunque haya cambios en curso. Un aviso le indica el código y la versión que está viendo.
• Quien edita trabaja sobre el borrador. Editar un documento publicado abre una versión nueva en borrador; la vigente no cambia hasta que se publique la nueva.
• Bian y los códigos QR usan siempre la versión vigente.

El diálogo de control

Control de documento reúne todo lo del documento:

• Versión vigente, Responsable y Próxima revisión.
• Las acciones que te tocan: Enviar a revisión, Aprobar, Pedir cambios, Rechazar, Publicar o Retirar de revisión.
• Comparar versiones, si hay más de una.
• Historial de versiones: cada versión con su estado, quién la envió, quién aprobó, el motivo del cambio y si fue un Cambio menor (publicado sin pedir nueva lectura).
• Lectura obligatoria, cuando hay una versión publicada (ver Lecturas obligatorias).

Publicar

Publica quien puede aprobar el documento, cuando la versión está Aprobada. En ¿Publicar esta versión?:

• La versión pasa a ser la vigente y la anterior queda obsoleta.
• Pedir nueva lectura a quienes debían leer la versión anterior viene marcado. Si lo desmarcas, queda como cambio menor y las lecturas anteriores siguen valiendo.
• Motivo del cambio: una línea para quienes tengan que releerlo.

Comparar versiones

Comparar versiones muestra lo agregado en verde y lo quitado en rojo tachado. Elige la Versión de partida (por defecto, la vigente o la anterior) y la Versión a comparar (por defecto, la más nueva), y marca Solo cambios para ocultar lo que no cambió. En las páginas se compara el texto; en los archivos, por ahora, solo los datos de cada versión.

PDF controlado

En el Historial de versiones, cada versión publicada u obsoleta tiene su botón para descargar el PDF controlado:

• Lleva una hoja de control al principio: empresa, código, título, versión, fecha de entrada en vigor, quién la elaboró y quién la aprobó.
• Cada página lleva al pie la marca «Copia no controlada · descargada por … el …», con tu nombre y la fecha. Las versiones obsoletas llevan además «OBSOLETO» en diagonal.
• En los archivos PDF se agrega la hoja de control al original. Las páginas se convierten a PDF con Gotenberg; si tu instalación no lo tiene, verás un aviso (ver Gotenberg).

El listado de documentos

Quien aprueba documentos, pide lecturas o lidera un área tiene Administración › Documentos controlados: el listado con código, versión vigente, estado, departamento y próxima revisión, con filtros y búsqueda, más las pestañas Aprobaciones, Cumplimiento y Numeración. Un jefe ve solo los de su área.

Relacionado

• Aprobaciones
• Lecturas obligatorias
• Códigos QR