Lecturas obligatorias

Para qué sirven

Una lectura obligatoria pide a un departamento o a una persona que lea la versión vigente de un documento controlado y lo confirme con Leí y comprendo. Así sabes quién leyó cada versión, quién no y quién ni siquiera tiene acceso.

Quién puede pedirlas

Quien tenga la capacidad Pedir lecturas por su rol, y los jefes y subjefes dentro de su área. Solo se pide la lectura de documentos con una versión publicada.

Pedir una lectura

1. Abre Control de documento del documento (en una página, desde Más acciones; en un archivo, desde su menú).
2. En la sección Lectura obligatoria, pulsa Pedir lectura.
3. Elige Departamento (y marca Incluir subáreas si también deben leerlo los subdepartamentos) o Persona.
4. Si quieres, pon un Plazo (opcional).
5. Pulsa Pedir lectura. A cada persona le llega un aviso («Debes leer «…»»).

Si alguien del alcance no tiene acceso al documento, SpiderFolio te avisa antes y después («3 personas no tienen acceso a este documento»): no podrán leerlo ni confirmarlo hasta tenerlo. Si gestionas los accesos del documento, Darles acceso de lectura les da el nivel Ver con el mismo alcance de la lectura; si no, pídeselo a quien los gestiona.

Para quitar una lectura pedida, usa el botón de quitar junto al departamento o la persona.

Confirmar la lectura

Si te pidieron leer un documento, lo verás en Mis documentos › Por leer, en Mis pendientes del Inicio y en la sección Lectura obligatoria del propio documento («Debes leer y confirmar la versión 3.»).

1. Abre el documento y léelo.
2. Pulsa Leí y comprendo.

Solo tú puedes confirmar tu lectura: nadie lo hace por otra persona. Si la versión cambió desde la que leíste, verás el Motivo del cambio y Qué cambió desde la versión …, que leíste, para leer solo lo nuevo.

En planta, quien entra con usuario y PIN en una tablet ve directamente los documentos que tiene que leer y, al confirmar, se cierra su sesión.

Versiones nuevas

Al publicar una versión nueva, quien publica decide si pide nueva lectura (viene marcado):

• Con nueva lectura: todos los que debían leer la versión anterior tienen que leer la nueva, con un plazo de 7 días desde la publicación.
• Sin nueva lectura (cambio menor): las lecturas anteriores siguen valiendo.

Recordatorios

• Automáticos: a las 8:00 de la zona horaria de la empresa, a quien no confirmó le llega un aviso 3 días antes del plazo, el día del plazo y uno por semana desde que venció. A los 7 días de vencida, se avisa también al jefe de su departamento.
• Manuales: en el cumplimiento, Recordar avisa a una persona y Recordar a todos los que faltan, a todos los pendientes. Cada persona recibe como mucho un recordatorio manual por día.

Cumplimiento

En la sección Lectura obligatoria del documento ves el resumen («12 leyeron · 3 pendientes · 1 sin acceso · 0 vencidas») y Ver cumplimiento abre el detalle por persona, con su estado (Leído, Pendiente, Vencido, Sin acceso), un filtro por estado y Exportar CSV. La exportación queda en la auditoría.

Para ver todos los documentos a la vez, ve a Administración › Documentos controlados › Cumplimiento, por documento o por departamento. Los jefes ven además la tarjeta Cumplimiento de lectura de tu área en el Inicio.

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