Archivos

Espacios, carpetas y archivos: quién accede y por qué, subir, mover, descargar en ZIP, versiones y papelera.

Espacios

Todo el contenido vive en espacios: cada uno es la raíz de un árbol de carpetas, páginas y archivos. Están en Archivos, en el menú lateral.

Un espacio puede ser de la empresa o de un departamento. En el de un departamento, su jefe y subjefes lo gestionan y las personas del departamento entran con el nivel que se elija: Pueden editar o Solo pueden ver.
La lista tiene Favoritos (la estrella), Recientes, filtros (Todos, Mis departamentos, Favoritos, Privados), orden por nombre, departamento o fecha, y vista de Tarjetas o Lista. Carga más al llegar al final.
Cada espacio te dice por qué tienes acceso: «Jefe de Finanzas», «Subjefe de Finanzas (área superior)», «Miembro de Contabilidad · incluye subáreas», «Administrador», «Acceso dado a ti».
Nuevo espacio (si tienes permiso) pide nombre, descripción, emoji, color, departamento y visibilidad.

Quién ve cada espacio

Hay tres niveles de visibilidad:

Normal: lo ve todo el equipo (en solo lectura, salvo quien tenga más acceso).
Privado: solo lo ven quienes tengan acceso dado, las personas de su departamento y los administradores. Se marca con un candado.
Confidencial: además, los administradores no entran solos. Solo el propietario del workspace, el jefe y subjefe del departamento (y de áreas superiores), sus miembros y quien se agregue de forma explícita. Se marca con otro candado y el texto «Confidencial».

En un espacio de departamento, Incluir subáreas (desactivada por defecto) extiende el acceso de los miembros a los subdepartamentos. Los jefes y subjefes de departamentos superiores gestionan siempre los espacios de sus subáreas.

Miembros, en las acciones del espacio, da acceso a departamentos (lo recomendado: si alguien cambia de área, sus accesos cambian solos) o a personas, con nivel (Ver, Comentar, Editar, Gestionar) y vencimiento opcional. Lectores e invitados nunca pasan de Comentar. Funciona igual que compartir un elemento: ver Compartir.

Carpetas y archivos

Al abrir un espacio ves el explorador: el árbol de carpetas a un lado y el contenido de la carpeta al otro, con la ruta (migas de pan) arriba y Tu acceso con el motivo.

El explorador de un espacio con el árbol de carpetas, la lista de archivos y el menú Nuevo

Nuevo crea una Nueva carpeta o una Nueva página (ver Páginas), y permite Subir archivos, Subir carpeta o Importar ZIP. También puedes arrastrar archivos y carpetas desde tu equipo. Los archivos grandes se suben en partes y se reanudan.
Se comprueba el tipo real del archivo, no solo la extensión. No se admiten ejecutables ni HTML o SVG.
Si ya hay un archivo con ese nombre, eliges Reemplazar (nueva versión), Conservar ambos u Omitir.
Ver abre una vista previa sin descargar. Descargar baja el archivo.
La lista filtra por tipo (Todo, Páginas, Archivos), admite selección múltiple, orden y búsqueda, y muestra quién modificó cada elemento y el tamaño total de cada carpeta.

Versiones

Cada archivo guarda sus versiones. En el menú del archivo, Versiones muestra el historial: puedes Subir una versión nueva, descargar cualquiera o pulsar Volver a esta para que una anterior pase a ser la vigente. Si el archivo es un documento controlado, las versiones siguen las reglas de Documentos controlados.

Importar un ZIP

Con Importar ZIP (o Importar el contenido del ZIP en el menú de un ZIP ya subido) se descomprime conservando sus carpetas, si quieres dentro de una carpeta nueva. Si el ZIP trae una sola carpeta en la raíz, su contenido entra directo, sin repetir un nivel. Lo que no se pueda importar se omite y se explica al final. Después puedes Eliminar el ZIP original para liberar espacio.

Mover

Se mueve igual que en Google Drive, con cualquiera de estos caminos:

Mover, en el menú del elemento o en la barra de selección: un diálogo con el árbol de carpetas, que permite cambiar de espacio y crear una carpeta nueva. Termina con Mover aquí.
Arrastrar y soltar sobre una carpeta de la lista, del árbol o de la ruta.
Cortar y pegar: Ctrl+X corta lo seleccionado y Ctrl+V lo pega en la carpeta que estás viendo.

Hace falta poder editar en el origen y en el destino. No se puede mover una carpeta dentro de sí misma. Si ya existe un elemento con ese nombre, eliges Reemplazar o Conservar ambos. Al terminar puedes Deshacer o Ir a la carpeta.

Descargar en ZIP

Selecciona archivos y carpetas y pulsa Descargar ZIP (o elígelo en el menú de una carpeta).

Hasta 500 MB: la descarga empieza al momento. El enlace es de un solo uso y dura unos minutos; al canjearlo se vuelven a comprobar tus permisos.
Más de 500 MB: se prepara en segundo plano y te llega un email con un enlace temporal (7 días). No cuenta para tu almacenamiento.
Solo entra lo que puedes ver.

Compartidos

Compartidos, en el menú lateral, tiene dos pestañas: Conmigo (lo que te compartieron en espacios donde no tienes acceso completo, con lo nuevo marcado) y Por mí (los accesos que diste, para quitarlos o cambiar su vencimiento). Ver Compartir.

Papelera

Mover a la papelera manda el elemento (y, si es una carpeta, todo su contenido) a la Papelera del espacio. Ahí se guarda 30 días y se puede Restaurar. Eliminar lo borra para siempre, con todas sus versiones; pasados los 30 días se elimina solo.