Compartir

Para qué sirve

Compartir da acceso a una carpeta, una página, un archivo o un espacio entero a quien no lo tiene, o le sube el nivel a quien ya entra. Cada recurso explica quién accede y por qué, así no hay que adivinar.

Dónde está

Hace falta el nivel Gestionar sobre lo que quieres compartir (los jefes y subjefes lo tienen en los espacios de su área; el propietario y los administradores, en todo).

• Una carpeta, página o archivo: en su menú de acciones del explorador, Compartir. En una página abierta, el botón Compartir arriba a la derecha.
• Un espacio: en las acciones del espacio, Miembros. Es el mismo diálogo.

Dar acceso

1. En Dar acceso, elige a quién: Departamento, Persona o Toda la empresa.
2. Busca y elige el departamento o la persona.
3. Elige el Nivel:
   • Ver: ver y descargar.
   • Comentar: además, comentar en las páginas.
   • Editar: además, crear, editar, subir versiones y mover.
   • Gestionar: además, compartir, borrar y gestionar el documento controlado.
4. Si quieres, pon una fecha en Vence (opcional). Ese día el acceso se termina solo.
5. Para un departamento, marca Incluir subáreas si también deben entrar los subdepartamentos.
6. Pulsa Dar acceso. A la persona le llega un aviso por email y en la campana.

Conviene dar acceso a departamentos antes que a personas sueltas: cuando alguien cambia de área, sus accesos cambian solos. Toda la empresa abarca a todos los miembros activos, sin los invitados externos.

Los lectores y los invitados externos no pueden editar ni gestionar: como mucho llegan a Comentar.

Accesos dados

La lista Accesos dados muestra cada acceso con su nivel, su vencimiento («Vence …»), si incluye subáreas y quién lo dio. Puedes cambiar el nivel desde la fila o quitar el acceso. Los que vienen de una carpeta de arriba aparecen como «Heredado de «…»» y se cambian allí.

Herencia

Por defecto, un elemento hereda los accesos de la carpeta que lo contiene, y esta, los del espacio. En Herencia puedes:

• Cortar la herencia: solo valen los accesos dados aquí (más el propietario y los administradores). Quien hoy entra por el elemento de arriba lo pierde. Si tú también ibas a perder el acceso, te queda un acceso directo de Gestionar.
• Restaurar la herencia: vuelve a valer lo dado arriba, además de lo dado aquí.

Quién puede entrar y por qué

La sección Quién puede entrar y por qué lista a cada persona con acceso, su nivel y el motivo: «Es jefe de Calidad.», «Su departamento Producción tiene acceso.», «Se le dio acceso directo.», «Es administrador: gestiona todo el contenido.», con el vencimiento y la herencia cuando corresponde. Usa el buscador para encontrar a alguien.

Para ver todo el panorama de la empresa (por espacio o por persona), quien tiene permiso de auditar accesos usa Administración › Accesos.

Vencimientos y lo compartido

• Lo compartido se marca en el explorador («Compartido con …», con su vencimiento).
• Antes de que venza un acceso, la persona recibe un aviso («Tu acceso a «…» vence mañana»).
• En Compartidos › Por mí ves todo lo que compartiste (y, si lideras un área, lo que compartió tu equipo). Desde ahí puedes Extender 1 semana, Cambiar vencimiento o Quitar acceso.
• En Compartidos › Conmigo ves lo que te compartieron.

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